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Dokumente digitalisieren – strukturiert, nachvollziehbar, alltagstauglich
In vielen Unternehmen haben sich über Jahre Papierunterlagen angesammelt: Belege, Rechnungen, Lieferscheine, Aktenordner oder Projektunterlagen. Häufig fehlt im Arbeitsalltag die Zeit, diese Bestände sauber aufzuarbeiten. Die Folge sind volle Schränke, unübersichtliche Ablagen und unnötiger Suchaufwand.
Mit meinem Digitalisierungsservice unterstütze ich Unternehmen dabei, ihre Papierunterlagen systematisch zu erfassen, zu scannen und in eine klare digitale Struktur zu überführen. Ziel ist nicht einfach nur ein Scan, sondern eine digitale Ablage, die im Alltag tatsächlich nutzbar ist.
Was Digitalisierung für dein Unternehmen bedeutet
Digitalisierte Unterlagen schaffen Übersicht und erleichtern tägliche Arbeitsprozesse. Dokumente sind schneller auffindbar, Arbeitsplätze werden entlastet und Papierarchive können reduziert werden. Gleichzeitig lassen sich digitale Ablagen einfacher sichern, weitergeben und langfristig pflegen.
Gerade für kleine und mittlere Unternehmen sowie Handwerksbetriebe bedeutet das eine spürbare Entlastung im Büroalltag, ohne neue interne Kapazitäten aufbauen zu müssen.
Mein Leistungsumfang
Ich übernehme für dich die strukturierte Digitalisierung deiner Unterlagen. Dazu gehören die Sichtung und Vorbereitung der Dokumente, das Scannen in üblicher Standardqualität sowie die Übergabe in einer nachvollziehbaren Ordnerstruktur.
Die digitalen Dateien werden in gängigen Formaten bereitgestellt und so benannt, dass sie auch ohne zusätzliche Software leicht weiterverarbeitet oder archiviert werden können.
Transparente Preisstruktur
Die Kosten für die Digitalisierung richten sich nach Umfang und Art der Unterlagen. Um Ihnen Planungssicherheit zu geben, arbeite ich mit klaren Preisrahmen.
Für lose Blätter oder kleinere Dokumentenmengen erfolgt die Abrechnung in der Regel pro gescannter Seite. Der Preis bewegt sich je nach Menge und Zustand der Unterlagen im Bereich von etwa 0,02 € bis 0,04 € pro Blatt.
Bei Aktenordnern biete ich Pauschalpreise pro Ordner an. Diese liegen üblicherweise zwischen 20 € und 30 € pro Ordner und beinhalten das Scannen sowie eine grundlegende Strukturierung der digitalen Ablage.
Bei größeren Projekten oder umfangreichen Beständen können individuelle Konditionen vereinbart werden.
Wovon der Preis abhängt
Der tatsächliche Aufwand wird beeinflusst durch die Menge der Unterlagen, deren Zustand, die Art der Dokumente sowie das gewünschte Ablagekonzept. Lose, gut vorbereitete Unterlagen lassen sich schneller verarbeiten als stark gemischte oder beschädigte Aktenbestände.
Vor Projektbeginn kläre ich diese Punkte transparent mit dir, damit es keine Überraschungen gibt.
So läuft die Zusammenarbeit ab
Nach einem kurzen Vorgespräch sichten wir gemeinsam den Umfang der Unterlagen. Auf dieser Basis erhältst du ein klares Angebot. Nach Freigabe erfolgt die Digitalisierung und strukturierte Ablage.
Anschließend erhältst du die digitalen Dateien und auf Wunsch auch Ihre Originalunterlagen zurück. Wir bieten alternativ auf einen Entsorgungsservice nach DGSVO-Standards an. Dieser Service kann gegen Aufpreis dazu gebucht werden.
Der gesamte Ablauf ist klar, überschaubar und auf deinen Betrieb abgestimmt.
Für wen dieses Angebot geeignet ist
Dieses Angebot richtet sich an Unternehmen, die Ordnung und Übersicht schaffen möchten, ohne dafür intern Zeit und Personal binden zu müssen. Besonders sinnvoll ist der Service für Handwerksbetriebe, kleine und mittlere Unternehmen sowie Betriebe mit gewachsenen Papierarchiven.